Le RGPD accorde notamment aux citoyens de l’UE un droit d’accès autorisant chaque individu à savoir quelles données personnelles le concernant sont traitées, et dans quel but. Si l’un de vos abonnés vous envoie une demande légale de données personnelles, vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Données personnelles » de Direct Mail afin de générer un rapport qui vous aidera à lui apporter une réponse adéquate :
- Ouvrez Direct Mail.
- Dans la barre de menus qui se trouve en haut de l’écran, sélectionnez Fenêtre > Données personnelles.
- Dans le champ de recherche qui se trouve en haut de l’écran, saisissez l’adresse e-mail de la personne concernée.
Au bout de quelques instants, un rapport s’affiche dans la fenêtre. Ce rapport contient toutes les informations personnelles (adresses e-mail, noms, adresses IP, etc.) en lien avec l’adresse e-mail indiquée. Le rapport couvre l’ensemble des données détectées dans le projet Direct Mail actuellement ouvert, ainsi que les informations en lien avec ce projet et stockées de façon sécurisée sur les serveurs de notre société.
Partage du rapport
Soyez prudent lorsque vous partagez le rapport, car il peut contenir des informations personnelles sur la personne concernée. Il peut par conséquent être judicieux de vérifier que la demande de rapport émane bien de la personne concernée elle-même, et pas d’un imposteur.
Pour partager le rapport, vous pouvez utiliser les boutons Enregistrer en PDF, Imprimer et Partager.
Personnalisation du rapport
Par défaut, le rapport contient les données des 15 colonnes personnalisées, en supposant que chacune de ces colonnes contient des données personnelles en lien avec la personne concernée. Si vous utilisez certaines de ces colonnes personnalisées pour stocker des informations qui ne sont pas à caractère personnel en lien avec la personne concernée, et qu’il n’est pas nécessaire que ces données figurent dans le rapport, vous pouvez les en enlever. Voici la marche à suivre :
- Cliquez sur l’icône représentant une roue dentée, à côté de l’icône Partager.
- Décochez les colonnes que vous ne souhaitez pas faire apparaître dans le rapport :
- Cliquez sur OK.
- Générez à nouveau le rapport.